Power BI или Excel: что лучше для аналитики?

Если пойти от обратного, нужны ли BI-системы, когда есть Excel?

Microsoft Excel — одно из величайших изобретений. Формат электронной таблицы позволяет собрать, посчитать, трансформировать и визуализировать любые данные в вашей голове, в вашем бизнесе.

MS Excel позволяет не заботиться об ИТ-инфраструктуре и реализовать любую теневую автоматизацию, несмотря на все ограничения информационных систем или Службы безопасности.

Проблемы автоматизации и Excel

На моей практике, самые яркие примеры теневой автоматизации с Excel были в Лукойле с их SAP. Это дочернее предприятие крупного французского ритейлера, использующего WMS-систему, сделанную в 70-е годы прошлого века, в которой использовалась конфигурация 1С с кучей платформенных ограничений.
О чем говорит этот пример? О том, что Excel позволяет выкрутиться и автоматизировать те сферы, которые нельзя автоматизировать легально.

"Почему же нельзя автоматизировать?" — спросите вы. Все просто. Есть три основные причины.

Нет ресурсов, финансовых или человеческих. Или автоматизация требует очень больших затрат, причем не только со стороны людей или бюджета, но и в плане перестройки бизнес-процессов.
Существует негласное правило в ИТ: «Работает — не трожь».
Либо верхи все устраивает, а низам надо как-то выкручиваться, достигая поставленных KPI.

Все эти примеры говорят об одной тенденции: пока не придумают что-то более удобное и гибкое, нежели MS Excel — он будет жить на предприятиях нашей (и не только) страны еще очень и очень долго.

Excel или BI?

Неразумно идти против ветра и вводить свои порядки. Excel был, есть и будет на предприятиях и во всех отраслях.

А как же BI (системы бизнес-аналитики)?

BI-системам отводится некая привилегированная роль. Это дорого, это не для всех, это некая элитарность. Но я не открою тайны, сказав, что BI и Excel используются для одного и того же: исследования данных для принятия верных решений на их основе. Поэтому нет нужды противопоставлять Excel и BI-системы. Скорее, их надо ставить рядом, как взаимодополняющие и взаимопроникающие системы.

Совместная работа BI и Excel

Excel позволяет экспериментировать с данными, моделировать что-то. А BI систематизирует результаты исследований и ставит их на поток. Недаром при проектировании дашбордов в BI часто используется именно Excel.

Это позволяет накидать слепки данных, предварительно их визуализировать и привести пользовательские и исследовательские истории на основе этих данных.

Снова отвлечемся от темы… Вернее, посмотрим на нее с другой стороны.

Россия — это не только всем известная родина слонов. И это почти не шутка, ведь как показывают, кстати, раскопки учёных, — в России было обнаружено САМОЕ БОЛЬШОЕ В МИРЕ количество останков мамонтов! (с) (Если верить Н.Н. Матвеевой, сами не считали). Но Россия - еще и родина 1С. Не удивительно, что эта программа встречается еще чаще, чем останки мамонтов. Поэтому все проблемы аналитики стоит рассматривать в свете работы в 1С.

1С и проблемы бизнес-аналитики

Роль 1С в сфере малого и среднего бизнеса огромна. Это отличный фреймворк, позволяющий с минимальными усилиями автоматизировать и собрать воедино практически любой бизнес-процесс и бизнес в целом.
Но все системы имеют свои ограничения. Такие ограничения есть и у 1С.

Несмотря на все программные разработки (Система компоновки данных, Построитель отчетов и пр.; невероятно сложные, но очень удобные в умелых руках программиста), добиться легкости в серфинге данных 1С не удается.

На мой взгляд, причина тому — программисты. Да-да, именно программисты, которые разработали все эти нагромождения отчетов, панелей, индикаторов и прочие заумности в 1С. Так возникает извечная проблема, "испорченный телефон" между бизнесом, который исследует данные, и программистами, которые эти данные предоставляют.

BI-системы позволяют решить эту проблему, так как доставляют данные из учетных систем — бизнесу, в практически первозданном виде. А также позволяют компоновать данные обычному пользователю так, как ему удобно: в виде таблиц или диаграмм. Так сказать, взболтать, но не смешивать.

Классический пример аналитики

Ситуация: Выручка за период выросла.
Вопрос: "Почему?".
Проводим исследование данных.
Результат изучения: Выросли продажи по одному из направлений и по одному из продуктов.
Вопрос: "Почему?".
Исследуем динамику продаж за 3 года.
Ответ: Это сезонность.
Предварительный вывод: В следующем месяце ожидается спад продаж (сезон закончится).

Все результаты исследований — в BI-системе. Быстро, наглядно, удобно.

Вопрос: "Что делать?".
На этот вопрос уже нет ответов. Но можно выработать ряд гипотез.

Вряд ли в готовом дашборде эти гипотезы можно сформировать. Зато их можно оформить в Excel: крутануть прогноз продаж, прикинуть бюджет доходов и расходов нового направления, продажи с которого бы нивелировали бы просадки сезонности.

Если загнать результаты прогноза из Excel обратно в BI-систему — это открывает новые перспективы.

Делаем выводы

Противостояние BI и Excel заканчивается, и они становятся взаимодополняющими и продолжающими друг друга системами.

Посмотрите видео, где мы, используя " Экстрактор данных 1С в BI":

выгружаем данные о фактических продажах в Yandex Datalens, выраженные в количествах и суммах;
обогащаем данные плановыми значениями продаж из Excel;
собираем план-факт через UNION ALL в запросе SQL
и получаем сводный дашборд, где есть и плановые и фактические данные о продажах.

Зачем внедрять BI‑систему, если в компании уже есть Excel?

Excel отлично подходит для разового анализа, небольших таблиц и быстрых расчетов, но быстро упирается в ограничения по объему данных и количеству источников. BI‑системы собирают данные из разных систем, автоматически обновляют отчеты и позволяют безопасно делиться дашбордами с многими пользователями без копирования файлов.

Чем BI‑система отличается от Excel для аналитики?

Excel — универсальный «рабочий блокнот» аналитика: в нем можно хранить данные, считать формулы, строить простые графики и вручную корректировать значения. BI‑системы ориентированы на масштаб: они работают с большими объемами данных, поддерживают сложную визуализацию, разграничение доступа, автоматическое обновление и удобный просмотр отчетов в браузере и на мобильных устройствах.

Нужен ли Excel после внедрения BI‑системы?

Да, Excel остается востребованным даже при наличии BI: в нем удобно проводить первичный анализ, быстро считать варианты, моделировать сценарии и готовить черновики отчетов. BI‑система при этом отвечает за централизованное хранение данных, стабильные дашборды и управленческую отчетность, а Excel используется как гибкий инструмент «поверх» этих данных.

Как использовать Excel совместно с BI‑системой?

Типичный сценарий: данные консолидируются и очищаются в BI, а аналитики подключают Excel к этим данным и строят сводные таблицы и свои отчеты без ручных выгрузок. Такой подход сочетает надежность и автоматизацию BI с гибкостью и привычным интерфейсом Excel для продвинутых пользователей.

Когда для аналитики достаточно одного Excel, а когда уже нужна BI‑система?

Excel подходит, если данных немного, источников 1–2, отчеты обновляются редко и с ними работают единицы сотрудников. BI‑система становится необходимой, когда растет объем и количество источников, увеличивается число пользователей отчетов, нужна совместная работа, контроль доступа и единая «картина» по бизнесу.