Автоматизация расчета и прогнозирования заработной платы для торговых представителей «Сатурна»

Ключевые задачи 

Компании требовалось автоматизировать расчет зарплаты торговых представителей и сделать систему мотивации управляемой в течение месяца.

В рамках проекта необходимо было:

• сократить объем ручных операций при подготовке расчета;
• объединить плановые и фактические показатели;
• автоматизировать применение разных вариантов мотивации;
• показывать текущую сумму вознаграждения и прогноз на конец месяца;
• сохранять данные за закрытые периоды;
• подготовить витрины для аналитических отчетов в Power BI.

Основная цель проекта — перейти от длительного ручного расчета к системе, которая помогает заранее оценивать выполнение планов и корректировать работу сотрудников.

О компании 

ООО ФХ «Фирма „Сатурн“» — производитель молочной продукции, работающий на рынке юга России с 1992 года. 
Продукция компании представлена в регионах России и странах ближнего зарубежья через собственные торговые дома, дистрибьюторов, федеральные сети и маркетплейсы.

Масштаб определялся не только количеством сотрудников и источников. Для каждого варианта мотивации требовалось связать планы с фактическими результатами, применить правила расчета, проверить показатели и подготовить данные для отчетности.

Проблемы клиента

Ручной расчет выполнял только итоговую функцию. Он не давал сотрудникам и руководителям возможности заранее увидеть отклонение и скорректировать результаты продаж.

Решение задачи 

Для компании разработали систему, которая объединяет планы подразделений с фактическими данными из 1С, рассчитывает зарплату торговых представителей и формирует прогноз на конец месяца. 

Для автоматизации использовали Экстрактор 1С и Loginom. На стороне аналитической системы клиента подготовленные витрины подключили к Power BI.



Планы поступают в общий процесс отдельным потоком из Excel-файлов подразделений. Экстрактор получает фактические показатели из учетных систем. 
В Loginom данные из 1С объединяются с планами, проходят проверку и преобразование. 
На их основе рассчитываются показатели мотивации, текущая зарплата и прогноз на конец месяца. 
Затем результаты передаются в витрины для построения отчетов в Power BI. 

Как было реализовано 

Этап 1. Настройка загрузки и проверка данных 

Определили состав информации, необходимой для расчета, и настроили около 25–30 выгрузок из 1С:ERP и 1С:Комплексной автоматизации. Полученные данные проверили на полноту и корректность, сопоставив их с исходными учетными системами. 

Для ежемесячной загрузки около 30 Excel-файлов с планами подразделений настроили пакетную обработку. Документы поступали в единый процесс и передавались в Loginom без ручной загрузки каждого файла. 

Этап 2. Формализация правил и расчет показателей 

Планы из Excel объединили в Loginom с фактическими данными из 1С. Условия четырех вариантов мотивации, дополнительные бонусные задачи и применявшиеся исключения привели к единой структуре и перевели в алгоритмы. 

Сценарий обработки включал около 400–500 узлов, отвечающих за загрузку, объединение, преобразование, проверку и расчет данных. На их основе система определяла текущую зарплату и прогноз на конец месяца с учетом достигнутых результатов и оставшихся дней отгрузки. 

Чтобы последующие корректировки в 1С не меняли утвержденные суммы, реализовали фиксацию закрытых периодов. Механизм также сохранял исторические данные об уволенных сотрудниках. 

Этап 3. Подготовка витрин для Power BI 

После расчета показателей в Loginom сформировали витрины данных для Power BI. Их структуру доработали с учетом требований команды клиента, чтобы в отчетах можно было анализировать результаты по сотрудникам, подразделениям и регионам. 



Визуализацию выполняла команда клиента, а в рамках проекта подготовили данные и адаптировали витрины для подключения к BI-системе. 

Итоговый результат 

Компания перешла от длительного ручного расчета зарплаты к единой системе, которая объединяет планы и фактические показатели, применяет установленные правила мотивации и формирует прогноз на конец месяца. 

Теперь: 

• данные из двух систем 1С поступают в общий процесс, 
• Excel-файлы с планами загружаются пакетно, 
• расчет выполняется по формализованным правилам, 
• для сотрудников применяются разные варианты мотивации и дополнительные бонусные задачи, 
• торговые представители видят текущую и прогнозную сумму зарплаты, 
• руководители заранее выявляют риск невыполнения плана, 
• утвержденные показатели не меняются после закрытия периода, 
• исторические данные сохраняются в отчетности, 
• результаты передаются в витрины для визуализации в Power BI. 

Автоматизация сократила объем ручных операций, снизила риск ошибок и сделала правила расчета прозрачнее. 

При этом основная ценность проекта связана не только с подготовкой зарплаты. 
Прогноз позволяет сотрудникам еще в течение месяца увидеть возможный результат и повлиять на него. 
Руководители получают инструмент для оперативного управления командой и выполнения планов продаж.

100

торговых представителей

Получили прозрачный расчет мотивации и прогноз заработной платы в течение месяца.

≈60

источников данных

Автоматически объединяются каждый месяц из двух систем 1С и Excel-файлов.

4

варианта мотивации

Автоматизированы в едином алгоритме с учетом KPI, бонусов и корпоративных правил.

100%

закрытых периодов

Защищены от изменений благодаря фиксации результатов и сохранению истории расчетов.

Продолжение сотрудничества: контроль затрат 

Для компании также разработали отдельную систему бюджетирования и контроля расходов. 

Она объединила плановые и фактические показатели по основным статьям затрат, включая заработную плату, амортизацию и приобретение оборудования. Основной объем работ был связан с настройкой многочисленных выгрузок из 1С и сопоставлением полученных значений с бюджетом.

В результате компания получила единый инструмент, который помогает контролировать исполнение планов и выявлять статьи, по которым фактические расходы превышают установленные значения.